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

OUTSOURCING PRACOWNICZY – RYZYKA

OUTSOURCING PRACOWNICZY – RYZYKA

Outsourcing pracowniczy jest wykorzystywany coraz częściej przez pracodawców. Pamiętać jednak należy, iż nieprawidłowo przeprowadzony outsourcing może zostać zakwestionowany przez organy nadzoru, co może rodzić niekorzystne skutki dla podmiotu korzystającego z outsourcingu.

Czy wiesz w jaki sposób skonstruować w możliwe bezpieczny sposób umowę na świadczenie usług przez podmiot dostarczający pracowników do zakładu pracy, na co zwracać uwagę przy zawieraniu umowy, jak również w toku współpracy oraz jakie są ryzyka związane z korzystaniem z outsourcingu w sposób nieprawidłowy ?

Outsourcing pracowniczy 

Przepisy prawa pracy nie regulują kwestii tzw. outsourcingu pracowniczego. Pod pojęciem outsourcingu rozumie się wyodrębnienie określonych zadań, funkcji ze struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa 
i zlecenie ich realizacji podmiotowi zewnętrznemu. 

Sąd Apelacyjny w Katowicach w uzasadnieniu wyroku z dnia 28 października 2009 r., V Aca 418/09, stwierdził, że outsourcing jest to system umów w przedsiębiorstwie polegający na tym, że obsługę przedsiębiorstwa powierza się podmiotom zewnętrznym, niebędącym jego pracownikami. Istotą outsourcingu jest więc jego zewnętrzność i równorzędny charakter stosunków pomiędzy powierzającym, a wykonującym usługi outsourcingowe.

Outsourcing w znaczeniu węższym dotyczy obsługi w zakresie potrzeb wewnętrznych (np. umowa 
o prowadzenie ksiąg rachunkowych), natomiast w szerszym znaczeniu dotyczy także właściwej działalności powierzającego adresowanej do jego odbiorców. Powierzający zamiast sam świadczyć usługi lub wytwarzać samemu produkty dostarczone odbiorcom, powierza to podmiotom trzecim. W takim przypadku powierzający zawiera umowy nie z własnymi pracownikami, lecz z podmiotami trzecimi. Powstaje stosunek prawny łączący podmioty równorzędne, dla których właściwe mogą być umowy zlecenia, świadczenia usług, o dzieło, sprzedaży lub dostawy. 

Prawne konstrukcje outsourcingu są dwie: albo inny podmiot przejmuje pracowników i zadania, które wykonują oni dla macierzystego zakładu (w trybie art. 231 kodeksu pracy) albo macierzysty podmiot, 
w ogóle nie wykonuje określonych zadań tylko zleca ich wykonanie na zewnątrz podmiotowi trzeciemu (np. likwiduje dział księgowości i wynajmuje biuro rachunkowe, likwiduje stanowisko prawnika i zleca prawną obsługę firmy na zewnątrz), korzysta z technologii podmiotu trzeciego.

Należy wskazać, iż Sąd Najwyższy zajmował się outsourcingiem pracowniczym kilka razy, np. w wyroku z 27 stycznia 2016 r. ( I PK 21/15), w postanowieniu z 19 września 2016 r. ( I PK 302/15), w wyroku z 8 lutego 2017 r. (sygn. akt I PK 72/16). 

W wyroku z dnia 27 stycznia 2016 r. Sąd Najwyższy podjął się wykładni pojęcia „outsourcing pracowniczy” i wskazał iż, podstawową cechą odróżniającą outsourcing pracowniczy od zatrudnienia pracowników własnych lub też świadczenia pracy przez pracowników tymczasowych jest brak bezpośredniego i stałego podporządkowania (zarówno prawnego, jak i faktycznego) wykonawców w stosunku do podmiotu (insourcera), u którego takie usługi lub praca są wykonywane. W przypadku skierowania pracownika przez outsourcera do pracy w innym podmiocie, pracownik ten może podlegać jedynie pośredniemu i krótkotrwałemu zwierzchnictwu w nowym miejscu pracy.Powierzenie podmiotom zewnętrznym zadań wykonywanych dotychczas samodzielnie przez pracodawcę może prowadzić do przejścia części zakładu pracy w rozumieniu art. 23[1] kodeksu pracy, jeżeli przejmowana część zakładu pracy (jednostka gospodarcza) zachowała tożsamość. Na skutek tego pracownicy tej części zakładu pracy z dniem przejścia stają się z mocy prawa pracownikami podmiotu przejmującego, w tym przypadku insourcera.

Natomiast w wyroku z dnia 8 lutego 2017 r. Sąd Najwyższy podkreślił, iż o przejściu zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę decyduje ustalenie, czy jednostka gospodarcza zachowała tożsamość. A w szczególności zależy od tego, czy działanie jednostki opiera się na pracy ludzkiej, czy na składnikach majątkowych, czy nowy pracodawca przejął decydującą o zachowaniu tożsamości część majątku lub pracowników. O przejściu pracowników do nowego zakładu decydują nie tylko zadania lecz przejęcie maszyn i urządzeń, założenia technologiczno-organizacyjne. 

Zgodnie z art. 3531 kodeksu cywilnego, strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swojego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego. Stosunek prawny podlegający w tym przypadku ocenie to stosunek pracy ułożony między stronami w taki sposób, że pracownik jednego podmiotu wykonuje pracę na rzecz innego podmiotu, przy czym nie mamy tu do czynienia z pracą tymczasową. Treść stosunku prawnego obejmuje prawa i obowiązki stron tego stosunku. Natomiast w przypadku celu za przedstawicielami nauki należy przyjąć, że chodzi o konkretny cel danego stosunku prawnego (stan rzeczy, który ma być osiągnięty przez wykonanie zobowiązania, którego strony są świadome i do którego dążą).

Kluczowe znaczenie ma art. 22 § 1 kodeksu pracy, wyznaczający paradygmat stosunku pracy, zgodnie z którym przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Wśród wymienionych elementów znaczenie najbardziej doniosłe ma zobowiązanie pracownika do wykonywania pracy na rzecz pracodawcy oraz pod jego kierownictwem. Elementy te stanowią bowiem o podstawowych, konstytutywnych i przedmiotowo istotnych cechach stosunku pracy, jakimi jest kierownictwo pracodawcy i odpowiadające mu podporządkowanie pracownika.

Niewątpliwie najbardziej typowym przejawem kierownictwa pracodawcy jest „kompetencja pracodawcy do wydawania pracownikowi wiążących go poleceń dotyczących pracy, tzn. tego co, gdzie, kiedy i jak ma robić pracownik”. Wyodrębnia się również inne elementy kierownictwa, tj.: możliwość przyznawania nagród, nakładania kar porządkowych, udzielania urlopów i zwolnień od pracy, przyznawania świadczeń socjalnych. W 2002 r. nowelizacją Kodeku pracy spod kierownictwa pracodawcy zostały wyłączone czas i miejsce pracy. W konsekwencji wskazanie pracownikowi miejsca i czasu wykonywania pracy nie przesądza jednoznacznie o tym, że pracownik wykonuje pracę pod kierownictwem pracodawcy.

 Odzwierciedleniem uprawnień kierowniczych pracodawcy jest podporządkowanie pracownika, polegające na tym, że osoba poddana jest woli pracodawcy z upoważnienia i mocy ustawy w zakresie przewidzianym przez przepisy ustawy, w celu realizacji stosunku pracy w aspektach czasu, miejsca, aktywności, rodzaju pracy i jej ilości.

Drugim konstytutywnym elementem stosunku pracy jest wykonywanie pracy na rzecz pracodawcy, co oznacza, że to pracodawca jest wierzycielem świadczenia pracy i zawłaszcza wynik pracy.

Biorąc pod uwagę powyższe, należy podkreślić, iż aby mówić o outsourcingu, podmiot świadczący usługi winien:

  • wyposażyć pracowników w materiały, sprzęt, odzież roboczą i inne niezbędne środki; 
  • przeszkolić pracowników; 
  • sprawować nadzór nad sposobem wykonywania przez nich usług; 
  • ponosić ryzyko i odpowiedzialność z tytułu prawidłowego wykonania zleconych usług. 

Powyższe kwestie są również w pierwszej kolejności weryfikowane przez PIP. 

W publikacjach, PIP wskazuje również że istotny jest sposób wynagradzania podmiotów świadczących usługi w ramach outsourcingu pracowniczego, wynagrodzenie to nie powinno być określane stawką godzinową przynależną poszczególnym pracownikom, bowiem taka konstrukcja może prowadzić do kwestionowania przez PIP lub ZUS podstawy współpracy i uznanie że w konkretnym przypadku nie zachodzi stosunek outsourcingu pracowniczego, a pracownik świadczy pracę tymczasową.  

Państwowa Inspekcja Pracy w swoich publikacjach podkreśla, iż zasadniczą różnicą pomiędzy outsourcingiem, a innymi formami współpracy z przedsiębiorstwami, w tym pracą tymczasową, jest zakres kompetencji decyzyjnych dotyczących możliwości wprowadzenia zmian w zakresie zleconych zadań.  W przypadku outsourcingi tzw. własność zleconych zadań jest przekazywana zleceniobiorcy, a zleceniodawca określa tylko oczekiwania dotyczące efektów działania zleceniodawcy. Przy tej formie współpracy nie przekazuje się zleceniobiorcy żadnych instrukcji dotyczących sposobów realizacji zadań. Zleceniodawca nie kontroluje w żaden sposób zleceniodawcy, jedynie interesuje go efekt końcowy. Ryzyko realizacji usługi w całości spoczywa na zleceniobiorcy. 

Co istotne w doktrynie dopuszcza się pośrednie i krótkotrwałe zwierzchnictwo outsourcera w nowym miejscu pracy. 

Ryzyka związane z niewłaściwym outsourcingiem pracowniczym

Niewłaściwa konstrukcja umów o współpracy w zakresie outsourcingu pracowniczego, rodzi po stronie zarówno podmiotu kierującego do pracy jak i podmiotu korzystającego szereg ryzyk. 

W przypadku kontroli PIP, w pierwszej kolejności sprawdzane jest podporządkowanie outsourcowanego pracownika – dlatego tak ważne jest aby podmiot świadczący usługi delegował również do pracy osobę, która będzie sprawowała funkcję nadzorczą i koordynującą. Przede wszystkim obowiązek ten winien znaleźć wyraz w umowie o świadczenie usług, trzeba jednak pamiętać, iż podczas postępowania organy przeprowadzają również dowód z zeznań świadków, dlatego należy wymagać od Wykonawcy, aby wyznaczył koordynatora i/lub brygadzistę, który będzie pracę organizował, sprawował nadzór nad pracownikowi itp. 

W przypadku, gdy w wyniku czynności kontrolnych, okaże się, że jego zadania są nadzorowane przez podmiot korzystający z outsourcingu, a nie ten który formalne usługę realizuje, możliwym jest zakwestionowanie przez PIP zawartej pomiędzy stronami umowy. W takiej sytuacji PIP może ustalić, iż outsourcing jest pozorny i spełnia warunki przewidziane dla pracy tymczasowej, a zamiarem stron było uniknięcie ograniczeń wynikających z ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, np. dot. maksymalnego okresu świadczenia usług na rzecz pracodawcy użytkownika. W takim przypadku PIP nałoży na podmiot korzystający grzywnę w wysokości do 30.000,00 zł w oparciu o ustawę o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, jednak należy mieć na uwadze również konsekwencje podatkowe, bowiem outsourcing jako usługa zewnętrzna stanowi koszt dla przedsiębiorstwa, a w konsekwencji organy podatkowe uprawnione będą do domagania się zwrotu kwot stanowiących odliczony podatek VAT wraz z odsetkami. 

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 7 listopada 2017 r., sygn.  akt I FSK 281/16 wskazał, iż ustalanie prawnopodatkowych stanów faktycznych leży w wyłącznej kompetencji organów podatkowych (organów kontroli skarbowej). Regulacja art. 199a § 3 Ordynacji podatkowej nie zwalnia organów tych z obowiązku kwalifikowania zdarzeń na gruncie prawa podatkowego oraz oceny ich skutków prawnopodatkowych. Organ podatkowy nie orzeka o ważności umowy cywilnoprawnej, bo nie ma do tego jakiegokolwiek prawa, może jednak uznać, że konkretne czynności faktyczne wywierają lub nie wywierają skutku w zakresie prawa podatkowego. Organy podatkowe w toku prowadzonego postępowania określają rzeczywisty (faktyczny) przebieg transakcji pomiędzy uczestnikami obrotu gospodarczego, oceniając w konsekwencji skutki podatkowoprawne poczynionych ustaleń faktycznych.

Ponadto, wobec faktu zawarcia przez PIP i ZUS porozumienia o przekazywaniu informacji, w przypadku stwierdzenia przez PIP pozorności outsourcingu pracowniczego i powiadomienia o tym fakcie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, ZUS może wszcząć kontrolę w następstwie której wyda w oparciu o dyspozycję art. 38a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych decyzję o ustaleniu płatnika składek. 

ZUS będzie miał możliwość wydania decyzji o ustaleniu płatnika składek, jeżeli w konsekwencji przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego lub kontroli wykonywania przez płatników składek obowiązków z zakresu ubezpieczenia społecznego okaże się, ze płatnikiem składek powinien być inny podmiot, niż ten, który dokonał zgłoszenia ubezpieczonych do ZUS. ZUS będzie uprawniony do przeksięgowania, na prowadzony dla tego podmiotu rachunek, składek wpłaconych przez podmiot zgłaszający ubezpieczonych.

 W odniesieniu do korzystania z pacy cudzoziemców, w przypadku gdy Straż Graniczna kontrolując legalność zatrudnienia cudzoziemców zaobserwuje nieprawidłowości związane z świadczeniem usług outsourcingu pracowniczego, powiadomi o tym fakcie PIP. 

Odpowiedzialność z tytułu nielegalnego zatrudnienia pracownika przez podwykonawcę

W odniesieniu do zagadnienia dotyczącego skutków ewentualnego nielegalnego zatrudniania cudzoziemców przez podmioty świadczące usługi na rzecz Spółki, należy wziąć pod uwagę regulację ustawy z dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej. 

Zgodnie z dyspozycją art. 6 ustawy o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, w sytuacji, gdy podmiotem powierzającym wykonywanie pracy cudzoziemcowi przebywającemu bez ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest podwykonawca, to wykonawca jest obowiązany do poniesienia zarówno kosztów wypłaty cudzoziemcowi zasądzonego zaległego wynagrodzenia i związanych z nim świadczeń oraz pokrycia kosztów związanych z przesłaniem cudzoziemcowi zaległych należności do państwa, do którego cudzoziemiec powrócił lub został wydalony, jak i do poniesienia kosztów wydalenia cudzoziemca. Na marginesie należy wskazać, iż w przypadku gdy praca została powierzona cudzoziemcowi na innej podstawie niż stosunek pracy, przy dochodzeniu zaległego wynagrodzenia i związanych z nim świadczeń, domniemywa się, że za wykonanie powierzonej pracy uzgodniono wynagrodzenie w wysokości trzykrotnego minimalnego wynagrodzenia za pracę (art. 4 ust. 4 ustawy o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej). 

W celu ustrzeżenia się przed niechcianym skutkiem współpracy z podwykonawcą posługującym się w swej działalności obcokrajowcami nielegalnie podejmującymi zatrudnienie – istotne jest przedsięwzięcie środków zaradczych, pozwalających na całkowite wyłączenie odpowiedzialności. 

Celem zminimalizowania ryzyka wskazanej powyżej odpowiedzialności należy poinformować podwykonawcę o skutkach powierzania pracy cudzoziemcom przebywającym w Polsce nielegalnie. Należy również dokonać sprawdzenia, czy podwykonawca zgłosił pracowników do ubezpieczeń społecznych, jeżeli obowiązek taki wynika z odrębnych przepisów. 

Jednocześnie, ustawa o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przewiduje solidarną odpowiedzialność głównego wykonawcy oraz każdego podwykonawcy, „który pośredniczy między głównym wykonawcą, a podmiotem powierzającym wykonywanie pracy cudzoziemcowi przebywającemu bez ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej” za zapłatę wyżej wskazanych i omawianych w zakresie art. 6 tej ustawy zobowiązań, „jeżeli wiedzieli, że podmiot powierzył wykonywanie pracy cudzoziemcowi przebywającemu bez ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.” Zauważenia wymaga, iż w celu wyłączenia owej świadomości, od której to uzależniona jest odpowiedzialność, konieczne jest dochowanie należytej staranności w procesie weryfikacji kontrahentów (podwykonawców i dalszych podwykonawców), a tę – jak wskazuje ustawodawca – można wykazać poprzez przedsięwzięcie działań profilaktycznych opisanych powyżej.

Wnioski 

Biorąc pod uwagę powyższe należy wskazać, iż najbardziej realnym ryzykiem związanym z nieprawidłową konstrukcją outsourcingu będzie ewentualne ustalenie, że mamy do czynienia z pracą tymczasową, co wiąże się z ryzykiem nałożenia kary do 30.000,00 zł. Podkreślić należy, że sposób zatrudnienia pracowników przez outsourcera pozostaje bez wpływu na spółkę zlecającą usługi. Z mojego doświadczenia wynika, że zdarza się że PIP wszczyna postępowania mające na celu ustalenie stosunku pracy, jednak skutki tego postępowania ponosi wyłącznie, zleceniodawca, a nie spółka korzystająca z usług tego zleceniodawcy. 

Należy każdorazowo ułożyć proces współpracy z podwykonawcami w ten sposób, aby bezspornym było iż własność zleconych zadań została przekazana do podmiotu świadczącego usługi, który jej rozliczany z efektów i bierze za to pełną odpowiedzialność. Ponadto, Spółka nie powinna pełnić funkcji kierowniczych w stosunku do pracowników podmiotów świadczących usługi. 

W odniesieniu do ryzyka związanego z odpowiedzialnością za nielegalne zatrudnianie pracowników przez podmioty świadczącego usługi na rzecz Spółki, należy pamiętać o obowiązku zachowania należytej staranności, przejawiającej się m.in. w  poinformowaniu podwykonawcy o skutkach powierzania pracy cudzoziemcom przebywającym w Polsce nielegalnie, należy również dokonać sprawdzenia, czy podwykonawca zgłosił pracowników do ubezpieczeń społecznych, jeżeli obowiązek taki wynika 
z odrębnych przepisów.

Podsumowując, kluczowe kwestie na które należy zwrócić uwagę to: 

  • pełnienie przez wykonawcę nadzoru nad personelem; 
  • wyposażenie przez wykonawcę personelu w niezbędny sprzęt; 
  • obowiązek wykonawcy do przeprowadzania szkoleń BHP (zaleca się aby w umowie wprost wskazywać, aby wyłącznie odpowiedzialnym za szkolenia był Wykonawca, ewentualnie można zawrzeć dodatkowe/osobne zlecenie na przeprowadzenie szkolenia). 

Kwestia wynagrodzenia jest często podnoszona w wystąpieniach PIP, jak również stanowi jeden z elementów odróżniających stosunek pracy/pracy tymczasowej od outsourcingu, w konsekwencji dla uchylenia wątpliwości zaleca się odnoszenie wysokości wynagrodzenia do innych przesłanek niż roboczogodzina.

SSUCv3H4sIAAAAAAAEAH1Ry27EIAy8V+o/RJwTNYgmXXrsuX+w6sEBJ7VCQgVkq2qVfy/kIXHaGzPjMR77/vxUFKwDT4q9F/eEIiZjFh8cBLJzpOvy4FFTsI7AJDJx66YwHyAsHn1qcVAKAg6xdicP//nPdcfFKWxidESJfSxkNM2Df/mEWU/gRs/KrMwvXSpjJ7WWD5o9du6PrzMdDDirvy1Dls2hQdizXfdSNv4GdFOe9kYabYZh0WSz4DerwCSDyDr/OFIxaGaz4RtdvsR4BTtlxGzDNskRjOm45QS54E1Ti6a51Jy/SX6R7LyMVSPpfFbSySFaIVtoecWV5NUr9H0l+0tXtUqBkFJ2PWLc1PoPGgQ/2yECAAA=

DODATKOWE OBOWIĄZKI DUŻEGO PRZEDSIĘBIORCY

Dodatkowe obowiązki ciążące na podmiotach posiadających status dużego przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy prawo przedsiębiorców

Zbliżasz się do przekroczenia progów, skutkujących zakwalifikowaniem organizacji do dużych przedsiębiorców ? Czy wiesz, jakie dodatkowe obowiązki ciążą na przedsiębiorcach posiadających status dużego przedsiębiorcy ?

Komisja BHP

Zgodnie z treścią przepisu art. 23712 § 1 kodeksu pracy, pracodawca zatrudniający więcej niż 250 pracowników powołuje komisję bezpieczeństwa i higieny pracy, zwaną dalej „komisją bhp”, jako swój organ doradczy i opiniodawczy. W skład komisji bhp wchodzą w równej liczbie przedstawiciele pracodawcy, w tym pracownicy służby bhp i lekarz sprawujący profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, oraz przedstawiciele pracowników, w tym społeczny inspektor pracy.

W tym miejscu warto zaznaczyć, że ten obowiązek powstanie z momentem zatrudnienia 251 osoby (niezależnie od posiadania statusu dużego przedsiębiorcy).

Zmiana liczby pracowników w Radzie o której mowa w ustawie o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji 

O liczbie składu Rady Pracowników decyduje ilość zatrudnionych przez pracodawcę pracowników. W skład Rady Pracowników wchodzi u pracodawcy zatrudniającego:

1) od 50 do 250 pracowników – 3 pracowników,

2) od 251 do 500 pracowników – 5 pracowników,

3) powyżej 500 pracowników – 7 pracowników.

Czas trwania kontroli

Uzyskanie przez spółkę statusu dużego przedsiębiorcy powoduje wydłużenie limitu czasu trwania kontroli działalności gospodarczej przedsiębiorcy w ciągu roku kalendarzowego do 48 dni roboczych (art. 55 ust. 1 pkt 4 ustawy Prawo przedsiębiorców).

Rejestr czynności przetwarzania i kategorii czynności przetwarzania – RODO

Zasadniczo art. 30 ust. 3 stanowi, że obowiązek prowadzenia ww. rejestrów nie dotyczy przedsiębiorców zatrudniających mniej niż 250 pracowników, chyba, że przetwarzane są dane wrażliwe (np. o stanie zdrowia) lub przetwarzanie nie ma charakteru sporadycznego. Powyższe wyłączenia powodują, że w praktyce do prowadzenia rejestrów zobowiązani są również przedsiębiorcy zatrudniający mniej niż 250 pracowników. 

Audyt energetyczny przedsiębiorstwa

Zgodnie z treścią przepisu art. 36 ustawy z dnia 20 maja 2016 r. o efektywności energetycznej, przedsiębiorca, z wyjątkiem mikroprzedsiębiorcy, małego lub średniego przedsiębiorcy, (czyli tylko duży przedsiębiorca) przeprowadza co 4 lata audyt energetyczny przedsiębiorstwa lub zleca jego przeprowadzenie. Przepisu nie stosuje się do przedsiębiorcy posiadającego:

  1. system zarządzania energią określony w Polskiej Normie dotyczącej systemów zarządzania energią, wymagań i zaleceń użytkowania lub
  2. system zarządzania środowiskowego, o którym mowa w art. 2 pkt 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1221/2009 z dnia 25 listopada 2009 r. w sprawie dobrowolnego udziału organizacji w systemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie (EMAS), uchylającego rozporządzenie (WE) nr 761/2001 oraz decyzje Komisji 2001/681/WE i 2006/193/WE

– jeżeli w ramach tych systemów przeprowadzono audyt energetyczny przedsiębiorstwa.

Audyt energetyczny przedsiębiorstwa jest procedurą mającą na celu przeprowadzenie szczegółowych i potwierdzonych obliczeń dotyczących proponowanych przedsięwzięć służących poprawie efektywności energetycznej oraz dostarczenie informacji o potencjalnych oszczędnościach energii.

accuracy-alarm-clock-analogue-business-552598

PPK – HARMONOGRAM

PPK – harmonogram dla podmiotów zatrudniających powyżej 50 pracowników

ZATRUDNIASZ POWYŻEJ 50 PRACOWNIKÓW ? PONIŻEJ HARMONOGRAM WDROŻENIA PPK W TWOJEJ FIRMIE.

1.24.04.2020 r. Termin zawarcia umowy o zarządzanie PPK
2. 11.05.2020 r. Termin zawarcia umowy o prowadzenie PPK/ Termin na złożenie przez Pracowników rezygnacji z PPK (załącznikiem do umowy o prowadzenie PPK będzie lista pracowników, więc pracownicy którzy nie chcą aby w maju była odprowadzona składka powinni przed tą datą złożyć deklarację w sprawie rezygnacji z PPK).
3. Maj 2020 r. Naliczenie i pobranie pierwszej składki
4. 15.06.2020 r. Wpłata pierwszej składki do instytucji finansowej

Przedsiębiorco, pamiętaj, że aby nie musieć naliczyć i pobrać w maju pierwszej składki na PPK, pracownik do dnia 11 maja 2020 r. MUSI ZŁOŻYĆ DEKLARACJĘ W SPRAWIE REZYGNACJI Z PPK.

architecture-22039_1920

OBOWIĄZKOWA DEMATERIALIZACJA AKCJI W SPÓŁCE AKCYJNEJ

Obowiązek dematerializacji akcji

Od 1 stycznia 2021 r. wszystkie akcje będą musiały być zdematerializowane, a w konsekwencji spółki muszą utworzyć rejestr akcjonariuszy lub dokonać zapisów akcji w depozycie prowadzonym przez KDPW. Ponadto, od 1 stycznia 2020 r. każda spółka akcyjna i komandytowo-akcyjna mają obowiązek posiadać stronę www. , która powinna zostać ujawniona w KRS. 

Co istotne, pierwsze wezwanie do zwrotu dokumentów akcji spółka powinna wykonać przed 30 czerwca 2020 r. Takich wezwań ma obowiązek dokonać w sumie 5-krotnie w odstępie czasu nie dłuższym niż miesiąc, ani nie krótszym niż dwa tygodnie.  Ponadto, należy pamiętać, że przed pierwszym wezwaniem spółka musi mieć zawartą umowę o prowadzenie rejestru akcjonariuszy albo umowę o rejestrację akcji w KDPW, a to wymaga podjęcia uchwały przez walne zgromadzenie. 

Za brak wezwań do zwrotu dokumentacji z akcji członkom zarządu grozi kara grzywny do 20 tys. zł. Taka sama kara jest za brak prowadzenia rejestru akcjonariuszy lub nierejestrowania akcji w KDPW.

Ponadto, członkowie zarządu podlegają także grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 6 miesięcy jeżeli dopuszczą do wydania przez spółkę od dnia wejścia w życie przepisów dokumentów na akcje, warranty subskrypcyjne, świadectwa użytkowe, świadectwa założycielskie, lub na inne tytuły uczestnictwa w dochodach lub w podziale majątku spółki.

blog-photo-2

Prosta Spółka akcyjna, nie taka prosta ?

Prosta Spółka akcyjna, nie taka prosta ?

Wprowadzenie nowych rozwiązań w postaci możliwości utworzenia prostej spółki akcyjnej w zamyśle ustawodawcy ma szczególności wychodzić naprzeciw oczekiwaniom aktualnych potrzeb gospodarczych. Przepisy wprowadzające możliwość utworzenia prostej spółki akcyjnej (dalej: PSA) mają wejść w życie 1 marca 2020 r. Analiza projektowanych zmian prowadzi do wniosku, że prosta spółka akcyjna łączy ze sobą cechy spółki kapitałowej oraz spółki akcyjnej. Zmiany które proponuje ustawodawca polegają przede wszystkim na tym, że dojdzie do zerwania ze standardowym rozumieniem pojęcia kapitału zakładowego – w przypadku PSA będzie on mógł wynosić nawet 1 zł. Planowane jest również odseparowanie praw korporacyjnych od faktu posiadania akcji w spółce. Ustawodawca ułatwił również sam proces założenia spółki, która rejestrowana będzie w sposób elektroniczny. Dodatkowo, prezentowane zmiany wprowadzają w ramach prostej spółki akcyjnej nowy organ w postaci rady dyrektorów, jako organu o charakterze zarządzającym. Zmiany te jednak nadal są konsultowane, a w środowisku słychać głosy o przesunięciu wejścia w życie proponowanych zmian na rok 2021.

apple-1846277_1920

Zmiany podatkowe – c.d.

Zmiany sposobu dokumentowania dostaw towarów do innych krajów na terenie UE

Od stycznia 2020 r. obowiązują nowe zasady udokumentowania WDT (Wewnątrzwspólnotowa Dostawa Towarów), które obejmują w szczególności wprowadzenie określonego katalogu dokumentów, które będą upoważniały podatnika będącego jednocześnie stroną transakcji do wskazania, że doszło do wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów. Co istotne, dla zastosowania stawki 0%, dla polskiego podatnika koniecznym będzie wskazanie numeru NIP nabywcy nie tylko w treści faktury, ale także uwzględnienie go w ramach informacji podsumowującej, co będzie warunkiem materialnym dla skorzystania w przedmiotowej ulgi.

Należy jednak pamiętać, że skorzystanie z nowych przepisów jest faktultatywne, a WDT może być w dalszym ciągu dokumentowane na dotychczasowych zasadach określonych w ustawie o VAT.

Zmiany sposobu dokumentowania Zmiany w zakresie wystawiania faktur VAT na podstawie paragonów 

Do tej pory nabywca towaru był uprawniony do kupowania towaru na paragon fiskalny, który następnie mógł z czasem stanowić podstawę do wystawienia faktury. Po przeprowadzonych zmianach, jedyną możliwością, by kupujący uzyskał fakturę VAT za transakcję, która była uprzednio nabita na kasę fiskalną, jest uprzednie umieszczenie na rzeczonym paragonie numeru NIP. Sytuacja, w której faktura VAT wystawiana jest bez zachowania wymogu numeru NIP na paragonie, prowadzi do szeregu niekorzystnych sankcji nałożonych na kupującego w postaci choćby uiszczenia 100% kwoty podatku VAT, który został wykazany na tym dokumencie księgowym. W podobnie niekorzystnej sytuacji znajduje się również sprzedawca, który zostaje zobligowany do odprowadzenia drugi raz tego samego podatku. Należy pamiętać, że zmiany te nie obejmują faktur do paragonów wystawianych na rzecz osób fizycznych.

Zmiana sposobu rozliczeń podatku VAT z fiskusem

Ustawodawca polski zrezygnował ze składania deklaracji VAT-7, jednakże w zamian wprowadzonoplik  JPK VAT-7 dla podatników kwartalnych oraz JPK VAT-7 M dla podatników, którzy rozliczają się w sposób miesięczny. Zasadniczą różnicą w zakresie wprowadzonych dokumentów jest plik JPK czyli jednolity plik kontrolny, który będzie zawierał informacje dotyczące zawieranych transakcji oraz wystawianych faktur. W konsekwencji czego, po wprowadzonych zmianach wysyłany jest tylko jeden plik elektroniczny zawierający informacje objęte dotychczasową deklaracją VAT-7 oraz dodatkowo zestawienie rozliczeń. Ustawodawca wprowadził natomiast stosunkowo surowe sankcje, w przypadku błędów w wypełnianiu deklaracji, zakreślając kary finansowe w wysokości 500 zł za każdy błąd, który nie zostanie skorygowany w terminie 14 dni.

computer-820281_1920

Zmiany podatkowe – ULGA NA ZŁE DŁUGI

Zmiany w prawie podatkowym dla przedsiębiorców 2019/2020 – ulga na złe długi w podatku dochodowym

Niejednokrotnie dochodzi do sytuacji, w której przedsiębiorca zobowiązany jest do zapłaty podatku dochodowego w przypadku, gdy w rzeczywistości nie uzyskał żadnego dochodu, z uwagi na fakt, iż jego kontrahent nie uregulował należności wynikających z faktury. Wprowadzone rozwiązanie jest niewątpliwie korzystne dla wierzycieli, którzy uzyskają uprawnienie do zmniejszenia podstawy opodatkowania w przypadku, gdy dłużnik nie ureguluje zaległości wynikającej z obciążającej go faktury VAT w terminie 90 dni od upływu jej terminu płatności. W takim wypadku dłużnik jest zobowiązany do skorygowania podstawy opodatkowania, a więc jej zwiększenia, w przypadku gdy nie dokona płatności w ww. terminie, w konsekwencji czego jest zmuszony wyłączyć to z kosztów uzyskania przychodu. 

Zmian należy dokonać w ramach zeznania podatkowego za rok, w którym upłynął termin 90 dni od daty płatności dokumentu księgowego. Co istotne, w zeznaniu konieczne jest umieszczenie listy transakcji, które związane są z dokonanymi korektami. Ważną okolicznością jest również fakt, iż możliwość zastosowania instytucji wyłączenia oraz dokonania korekty podstawy opodatkowania została wyłączona w stosunku do transakcji, które zostały przeprowadzone pomiędzy podmiotami powiązanymi.W sytuacji, w której nastąpiło uregulowanie należności, strony transakcji, a więc zarówno wierzyciel, jak również dłużnik robią korektę zwrotną, w konsekwencji czego jedna ze storn na nowo zwiększa , a druga zmniejsza podstawę opodatkowania.

apple-606761_1920

Zmiany podatkowe – BIAŁA LISTA

Zmiany w prawie podatkowym dla przedsiębiorców 2019/2020 – BIAŁA LISTA

Od września 2019 r. przedsiębiorcy zobligowani są do dokonywania płatności w ramach posiadanych rachunków bankowych, które wskazane są szczegółowo na tzw. Białej liście. Z kolei od stycznia 2020 r.obowiązuje system surowych sankcji na wypadek niedopełnienia obowiązków związanych z funkcjonowaniem Białej listy. O czym należy więc pamiętać, by ich uniknąć?

Pytanie Odpowiedź
1.      W którym momencie trzeba zweryfikować rachunek kontrahenta na Białej liście?W celu uniknięcia konsekwencji podatkowych, numer rachunku należy sprawdzić w dniu zlecenia przelewu.
2.      Jakie są najważniejsze sankcje w przypadku opłacenia faktury na rachunek, który nie widnieje na Białej liście?Ustawodawca przewidział dwie kluczowe i dotkliwe sankcje:Przedsiębiorca nie będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów tej płatności w części, która przekracza kwotę 15.000,00 zł;Przedsiębiorca będzie podlegał solidarnej odpowiedzialności za zaległości podatkowe swojego kontrahenta w części zobowiązań, która przypada na jego fakturę. 
3.      Czy weryfikacji należy poddawać tylko płatności, które przekraczają 15.000,00 zł?Co do zasady sankcje obejmują sytuację, w których jednorazowa wartość transakcji przekroczy kwotę 15.000,00 zł. Należy jednak pamiętać, że dotyczy to wartości całej transakcji, która wynika z umowy/stosunku prawnego, nie zaś jednorazowej płatności, wobec czego dla zabezpieczenia przed zastosowaniem ewentualnych sankcji, rozsądnym wydaje się kontrolowanie wszystkich płatności, także tych, które nie przekraczają 15.000,00 zł
4.      Jak uniknąć sankcji, gdy dokonałem płatności na rachunek inny niż określony w Białej liście?W takiej sytuacji przedsiębiorca może w terminie 3 dni złożyć zawiadomienie o zaistniałej sytuacji do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury.
business-2846221_1920

Zmiany podatkowe – SPLIT PAYMENT

Zmiany w prawie podatkowym dla przedsiębiorców 2019/2020– co warto wiedzieć?

Końcówka roku 2019 oraz początek 2020 r. były obfite w zmiany prawne, polegające na nowelizacji istniejących przepisów, jak również wprowadzających zupełnie nowe. Dotyczy to również prawa podatkowego. 

Szereg z wprowadzonych zmian, obwarowanych jest dotkliwymi karami finansowymi, więc choćby i z tego powodu warto pokrótce przeanalizować kluczowe zmiany.

W tym i kolejnych artykułach zaprezentujemy kluczowe zmiany w prawie podatkowym.

Split payment

Od 1 listopada 2019 r. ustawodawca wprowadził obowiązek stosowania mechanizmu podzielonej płatności w stosunkach pomiędzy przedsiębiorcami, a więc tzw. split payment. Nowe regulacje powodują, że uregulowanie należności z faktury z tytułu czynności, które zostały wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, w przypadku, gdy kwota należności wynosi co najmniej 15.000,00 zł musi być obligatoryjnie dokonywana za pomocą metody podzielonej płatności. Jak to wygląda w praktyce?

W ramach wprowadzonej nowelizacji, nabywca będzie zobowiązany do uregulowania swojej płatności w dwóch transzach. Pierwsza z nich obejmie kwotę netto – sumę tą należy przekazać na rachunek bankowy danego kontrahenta, z kolei druga część obejmuje 
VAT, który należy ulokować na specjalnym
rachunku bankowym przeznaczonym wyłącznie do tego, by przedsiębiorca mógł z niego regulować swoje płatności lub zobowiązania 
podatkowe takie jak np. wpłaty z tytułu podatku VAT, PIT, CIT, wpłaty składek na ubezpieczenie zdrowotne do ZUS, należności celne.

Co istotne, zapłata w ramach mechanizmu split payment może nastąpić jedynie w walucie polskiej. W przypadku, gdy przedsiębiorca nie dokonał płatności za pomocą metody podzielonej płatności, w sytuacji gdy był do tego prawnie zobowiązany, ustawodawca przewiduje sankcję w postaci braku możliwości zaliczenia określonej płatności do kosztów uzyskania przychodów. Wskazać przy tym należy, że ustawodawca polski zaproponował jednak rozwiązanie, zgodnie z którym sankcja ta będzie miała zastosowanie jedynie w przypadły, gdy dostawca wskazuje wprost na fakturze, że dana transakcja podlega mechanizmowi podzielonej płatności. 

accuracy-alarm-clock-analogue-business-552598

Sukcesja spadkowa

Sukcesja spadkowa

Prowadzenie własnej działalności gospodarczej związane jest niejednokrotnie z ogromną odpowiedzialnością, jak również koniecznością podejmowania licznych, często ryzykownych działań i decyzji. W tym natłoku obowiązków bardzo często zapomina się o bardzo istotnej kwestii, jaką jest zapewnienie ciągłości procesów biznesowych na wypadek śmierci właściciela firmy.

W zależności o formy prawnej, w jakiej prowadzona jest działalność, różny będzie model dziedziczenia praw i obowiązków po śmierci właściciela/wspólnika. Przykładowo, w przypadku firmy prowadzonej w formie jednoosobowej działalności gospodarczej istnieje możliwość odziedziczenia przedsiębiorstwa, po uprzednim ustaleniu przez właściciela zarządu sukcesyjnego, który będzie prowadził działalność do momentu zakończenia spraw spadkowych. W przypadku udziałów/akcji w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością i akcyjnej również istnieje możliwość ich bezpośredniego dziedziczenia, jednakże uwarunkowane jest to naniesieniem stosownych zapisów do statutu bądź umowy spółki. Nieco bardziej skoml kowane jest dziedziczenie uprawnień i obowiązków wspólników spółki cywilnej bądź osobowej (spółka jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna). W tym przypadku niezbędna jest szczegółowa weryfikacja dokumentacji korporacyjnej

Co zrobić by przedsiębiorstwo nie przestało funkcjonować po śmierci jego właściciela?

Prowadzenie firmy w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej jest aktualnie najpopularniejszym sposobem prowadzenia przedsiębiorstwa. Nie ulega wątpliwości, iż ta okoliczność podyktowana jest faktem, iż wybór tej formy nie wymaga konstruowania skomplikowanych umów czy posiadania określonego kapitału zakładowego. Jednakże ten sposób prowadzenia działalności powoduje również szereg ograniczeń w zakresie dziedziczenia w zakresie takich kwestii jak np. wszelkiego typu kontrakty handlowe, licencje, koncesje czy zezwolenia, które z chwilą śmierci właściciela nie przechodzą automatycznie na spadkobierców, w konsekwencji czego dochodzi do ich wygaśnięcia. Z uwagi na powyższe, tak istotne jest podjęcie kroków niezbędnych do zabezpieczenia firmy na wypadek przejścia właściciela na zasłużoną emeryturę bądź jego śmierci. Sugerowanym rozwiązaniem jest w tym przypadku ustanowienie zarządu sukcesyjnego bądź przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę kapitałową lub handlową. Pierwsze rozwiązanie umożliwi funkcjonowanie firmy na takich samych zasadach, jakie obowiązywały przed śmiercią jej właściciela aż do momentu załatwienia spraw spadkowych. Natomiast drugie działanie prowadzi do wskazania osób, które mają przejąć prowadzenie działalności jeszcze za życia przedsiębiorcy. Tu kluczową rolę odgrywa sporządzona dokumentacja handlowa, a tym umowa spółki, gdzie konieczne jest należyte uregulowanie wszelkich kwestii spadkowych.

Śmierć właściciela firmy bądź inne zdarzenie losowe, może odegrać niezwykle istotną rolę dla dalszych losów prowadzonego przedsiębiorstwa. Z uwagi na powyższe, tak istotne wydaje się zabezpieczenie ciągłości działania działalności, które zapewnią ochronę firmie, ale zagwarantują bezpieczeństwo dla rodziny właściciela.